В предыдущих статьях мы уже рассказывали, зачем нужна корпоративная почта. Сегодня поговорим о том, по какому принципу создаются корпоративные ящики. Безусловно, их можно создавать, как нам хочется, но в рамках домена нашей компании почтовые ящики с названиями masha@lan-star.ru и lapo4ka@lan-star.ru в глазах клиентов и партнеров будут выглядеть:
Если с первыми двумя пунктами всё понятно, давайте более подробно разберемся с последним.
Почему логичность — это важно?
Когда Ваш сотрудник пишет поставщику или клиенту, человек, глядя на почтовый адрес, сразу понимает, по какому правилу создавался адрес корпоративной почты (Подробнее узнать и том, зачем нужна корпоративная почта, можно здесь). Например, адресат вряд ли забудет, что почта buh@lan-star.ru – это почта бухгалтера, а вот что за почта masha@lan-star.ru – он не только не запомнит, но и не сразу поймет, от кого пришло письмо (Маша может быть кем угодно — руководителем, менеджером, бухгалтером, юристом и т. д.). Заводя ящики с разными именами без какой-либо логики (кого-то по должности, кого-то по имени, кого-то по фамилии), Вы запутываете контрагентов и усложняете коммуникацию с ними.
С другой стороны, установления порядка и соблюдение правил корпоративной почты при создании ящиков будет полезно и руководителям компаний. При выходе нового сотрудника на работу, Вы будете точно знать, что у него будет почта по имени и фамилии, или присвоится определенный порядковый номер, или ему передадут почту другого сотрудника, который ранее занимал эту должность.
Основные принципы создания корпоративной почты
Принцип 1. Подчинение бизнес-процессам компании
Это самый важный принцип. Работать с почтами – не так просто, как кажется. В зависимости от того, есть ли в компании подразделения, мониторите ли Вы, как руководитель, почту своих подчиненных, есть ли «преемственные» должности и т. д., можно сделать массу настроек, которые помогут упростить коммуникацию внутри компании, организуют контроль за корреспонденцией и многое другое.
Рассмотрим пример. Руководитель отдела продаж контролирует либо хочет контролировать всю корреспонденцию подчиненных. Для этого на его почту настраивается пересылка входящих/исходящих писем отдела так, чтобы письма по каждому из сотрудников падали в соответствующую папку.
Нюансов может быть очень много, поэтому прежде чем начать хаотично создавать почтовые ящики, нужно заранее подумать, как проходят те или иные бизнес-процессы компании.
Принцип 2. «Единичные» должности должны быть обезличены
Допустим, у Вас в компании есть один главный бухгалтер. Вы, конечно, можете создать ему почту по имени и фамилии, но какой в этом смысл? Придет другой бухгалтер, для него тоже создастся «именной» ящик, и в итоге Вы столкнетесь с рядом проблем:
- отсутствие преемственности дел (Вам нужно будет либо перенаправлять всю переписку на новый почтовый ящик, либо параллельно давать новому сотруднику доступ к старой почте – все это усложнит работу и приведет к бесполезной трате времени бухгалтера);
- введение контрагентов в заблуждение (письма не будут попадать по назначению — клиенты и партнеры продолжат по привычке писать на на почту предыдущего бухгалтера, а значит, нужно будет настраивать пересылки и т.д.);
- сложности с запоминанием новой почты (Вы сами не сразу запомните адрес нового ящика).
Именно поэтому, согласно правилам создания корпоративной почты, мы рекомендуем создавать ящики не именные, а должностные:
- web@lan-star.ru – руководитель отдела веб-разработки;
- glavbuh@lan-star.ru – главный бухгалтер;
- buh@lan-star.ru – бухгалтер на первичке и т. д.
Внимание! Иногда не нужно четко следовать правилам орфографии и другим, оформляя название корпоративной почты.
Например, в Вашей компании работает юрист. Какую почту Вы создадите ему, руководствуясь этими принципами? Поскольку почта создается на английском языке, правильно было бы создать ящик lawyer@lan-star.ru, но будет ли всем легко ее запомнить? Если компания работает по России, такое имя может повлечь за собой сложности (далеко не все знают, как пишется слово юрист по-английски), поэтому лучше создать почту yurist@lan-star.ru . С другой стороны, если компания работает с зарубежными партнерами, создание почты yurist@lan-star.ru может подорвать Ваш авторитет. Аналогичная ситуация с почтой supply@lan-star.ru (снабжение): если компания работает на российском рынке, лучше создать почту zakupki@lan-star.ru .
Принцип 3. Почта для должностей, позиции которых занимают несколько человек (менеджеры, логисты и прочие), создается по одинаковому алгоритму
Существует несколько базовых правил создания таких корпоративных почт. Например:
- первые буквы имени и фамилии (в различной последовательности) — ii@lan-star.ru ;
- первая буква имени и фамилия (в различной последовательности) — iivanov@lan-star.ru ;
- имя и первая буква фамилии (в различной последовательности) — ivani@lan-star.ru ;
- название должности и порядковый номер — manager01@lan-star.ru ;
- номер телефона человека — 9266247337@lan-star.ru .
По какому принципу создавать ящики – решать Вам. При этом помните, создание почтовых ящиков по единому принятому шаблону – это порядок внутри компании, а также упрощенная коммуникация как в организации, так и за ее пределами.
Внимание! Называть клиенту проще всего почтовые ящики, состоящие из двух букв, должности и порядкового номера или телефонного номера — вероятность того, что клиент допустит ошибку при отправке письма, минимальна. Однако, если Вы выбираете почту из двух букв, велик риск, что вместе с Ивановым Иваном к Вам придет Иванникова Илона, и тогда обе почты будут выделяться из всех остальных, что может привести к путанице.
Принцип 4. Для важных вещей – отдельные почтовые ящики
В настоящее время все компании заботятся о саморекламе в интернете и в реальной жизни – публикуют себя в различных справочниках, представляют на торговых площадках, заказывают рекламу на различных сайтах, брендируют машину, участвуют в выставках.
Почты, указанные в разных местах – отличный способ реально измерить конверсию без особых затрат. Например, можно создать почты:
- sale@ lan-star.ru – для продаж с сайта;
- torg@lan-star.ru – для торговых площадок;
- vistavka@lan-star.ru – для выставок и т. д.
Внимание! Создавая подобные почты, подумайте о тех, кто будет за ними следить – «мониторить» сотни ящиков координатору отдела продаж или секретарю неудобно. Хорошее решение — создать ящик-сборщик или в уже существующий ящик добавить второстепенные ящики с последующей настройкой правил писем по папкам.
Например, у нас есть основная почта приема заказов sale@lan-star.ru . На нее мы настраиваем пересылку с почт torg@lan-star.ru и vistavka@lan-star.ru . Письма с этих почт попадают в отдельную папку с соответствующим названием. В итоге:
- вы видите конверсию с разных мест;
- сотруднику не приходится постоянно мониторить N-нное количество почт;
- все, что касается продаж, находится в одном месте, Вы не упустите ничего важного.
Принцип 5: если можно не делать почту – не делайте ее
Звучит странно, но факт. Большое количество ненужных ящиков – тоже плохо: их сложно и неудобно мониторить, из-за чего возникает риск пропустить важное событие или письмо. Именно поэтому в некоторых случаях вместо создания почты нужно организовать алиас или внутреннюю рассылку.
Алиас почтового адреса — это почта, которой не существует в реальности. Это двойник реальной почты, но совсем необязательно, чтобы их имена хоть как-то перекликались. При поступлении писем на алиас (почту-двойник) письмо сразу же переадресуется на основной адрес, указанный в настройках. Подробнее о том, что такое алиас и как он помогает бизнесу, мы расскажем в следующих статьях.
Внутренняя рассылка – это объединение нескольких почт пользователем в единую для них рассылку (групповую почту, которой также не существует). При отправке письма на подобную почту его получат все участники группы.
ВАЖНО: к одному почтовому ящику можно привязать несколько алиасов, при этом почты, которые считаются алиасом, не должны существовать. При этом к одной почте, считающейся групповой, можно привязать сколько угодно почтовых ящиков. По факту групповой почты, как полноценной, не существует.
Подробнее про внутреннюю рассылку: что это, ее примеры, в каких случаях она упрощает коммуникацию и как эта опция называется в Яндексе, Google и на Mail – Вы можете узнать из наших дальнейших статей.
Наша компания тщательно анализирует бизнес клиента, чтобы предложить ему оптимальную и удобную структуру работы с почтовыми ящиками. В результате совместной проработки составляется техническое задание – создание корпоративной почты. Оно включает в себя не только первичную настройку, но и поддержку правильного функционирования структуры доменных почт (приход нового сотрудника, увольнение сотрудника, реорганизация в компании и т. д). Для получения более подробной информации свяжитесь с нами по телефону или закажите звонок.
Выбор названия почтового ящика
Приветствую, друзья! Вот скажите-ка мне, как назвать почтовый ящик, чтобы он был не только легок для запоминания и красив, но и «работал» на вас. Да-да, практически в прямом смысле. Сегодня я хочу обсудить очень важный, как мне кажется вопрос: как создать себе красивый имидж во всемирной паутине.
Длинные и несуразные почтовые ящики вызывают лишь раздражение, это общеизвестный факт. Попробуйте вспомнить, может быть вы даже встречали где-нибудь на просторах сети или чьей-нибудь визитке почту из невероятного количества символов или цифр, между которыми не прослеживается никаких логических связей? Почти наверняка уверен, что такое вы видели. Но даже не пытались запомнить или создать в своем подсознании хоть какую-то связь между адресом в сети и человеком, которому он принадлежит.
Поэтому очень важно грамотно подойти к вопросу выбора названия для почтового ящика. Он должен быть коротким и лаконичным, но вместе с этим броским и звучным. Помимо этого нужно постараться сделать его таким, чтобы он помогал вам в рабочей деятельности, если вы планируете использовать его в этих целях.
Что НЕ нужно делать при выборе названия
Самое важное – забудьте про многочисленные сервисы автоматической генерации логинов. Эти хитроумные алгоритмы действуют так, как им указал их автор, но никак не в ваших интересах. Они генерируют длинные и несуразные логины, которые вы сами забудете уже через 5-10 минут. Да, конечно, в них можно выставить требуемые настройки, но все эти сервисы подберут вам такие варианты, что на них даже смотреть не захочется. И это логично, ведь компьютерная программа не может знать, как назвать емайл так, чтобы вам угодить.
Не нужно делать длинные логины, поскольку их очень сложно запомнить тому человеку, который будет вам в будущем писать на этот ящик.
Полезные советы и лайфхаки
В целом можно дать несколько советов, которые будут оптимальны при подборе названий:
Придумайте короткий логин
Вот, например, возьмем одну из распространенных фамилий в России – Смирнов и имя – Александр. Людей с такими именами и фамилиями тысячи. И придумать имя для ящика, казалось бы, задача сложная. При регистрации почты на Яндексе получаем
Список предлагаемых вариантов логинов для названия почтового ящика
Вся часть, которая расположена перед символом «@», является основной, после нее идет типичная для всех почтовых ящиков доменная информация – @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com и так далее.
Так вот в этой основной части желательно уложиться в 10-12 символов, иначе потом вводящий адрес человек попросту сойдет с ума. Представьте, что он будет писать что-то вроде этого: paramonov_alexandr. Долго, сложно и излишне. Допустили ошибку в одной букве, то можно вообще послать письмо либо не туда, либо на несуществующий ящик.
Если вы в обязательном порядке хотите использовать свое имя или фамилию, то попробуйте их сократить следующим образом:
- Алексей, Александр – Alex; Наталья – Nata, Natali; Сергей – Serg, Sergio.
Попробуйте записать вашу фамилию или имя наоборот. Возможно, вы получите оригинальный вариант.
Это только несколько примеров. Подобных ассоциаций можно подобрать к любому имени, стоит лишь немного подключить фантазию. В ином случае будет лучше, если вместо длинного имени и фамилии вы впишете в адрес свои инициалы.
Как видите, Яндекс предлагает много вариантов, но все они не совсем удачные. Предположим, что у нашего Александра отчество, тоже весьма распространенное, – Иванович. Попробуем задействовать его. После нескольких экспериментов, у меня получился вот такой список доступных имен для регистрации.
Обратите внимание на верхний логин в списке, по-моему, достаточно простой и оригинальный. Да и другие тоже неплохие.
Экспериментируйте с цифрами
Тут сразу оговорюсь: в меру. На самом деле сейчас сложно обойтись без цифр при подборе адреса для почтового ящика. Очень многие буквенные комбинации заняты, поэтому рекомендуется разбавить их цифрами.
Кстати, в примере выше, буква "О" в фамилии заменена цифрой "0".
Это может быть год вашего рождения или год создания почты. Последний вариант, между прочим, хоть и выглядит интересно, но такой адрес будет актуален лишь в том году, когда он был зарегистрирован. Если вы, например, создаете почту в 2017 году, то в 2018 этот адрес уже будет смотреться архаично. Как вариант, указать век. Это можно сделать либо обычными цифрами – «21», либо римскими – «XXI». В любом случае за такое сокращение и уникализацию адреса вам потом только скажут спасибо. Утрирую, конечно, никто не скажет, но и проблем с вводом адреса испытывать точно не будет.
Сегодня часто используют в качестве имени ящика номер телефона, тоже вариант.
Выберите цели и предназначение почты
При выборе названия лучше придумать такое, которое вы сможете дать другу, родителям, коллегам, директору или вообще незнакомым людям. Согласитесь, что будет не очень удобно и респектабельно, если вы будете сидеть и думать:
– А давай-ка назовем e-mail как-нибудь вроде «Captain_America_Forever»?
Да, может это и отражает ваши интересы, но подумайте, как взглянет на такую почту шеф или рекрутер на собеседовании с вами? Образ солидного, взрослого и разумного человека такой адрес точно не вызовет.
Если емайл нужен для работы, то он должен быть предельно корректным и лаконичным.
Вашу почту будут видеть многие люди, подавляющее большинство из которых вам даже не знакомы. Именно поэтому она не должна вызывать никаких негативных ассоциаций и быть легкой для запоминания.
Не пытайтесь использовать названия автомобилей, инициалы знаменитых людей, какие-нибудь известные торговые марки и так далее.
Это не очень правильно, поскольку лишь собьет другого человека с толку, ведь все мы на подсознательном уровне стараемся узнать друг о друге больше в процессе общения, а подобные варианты названий сразу могут рассказать о ваших предпочтениях.
Вот, собственно, и все советы, друзья. Искренне надеюсь, что теперь вы представляете всю важность красивого и лаконичного адреса и понимаете, как придумать название электронной почты. Если же остались какие-то вопросы – пишите их в комментариях, я с удовольствием на них отвечу!
Также не забывайте подписываться на обновления блога и делиться статьей со своими друзьями в социальных сетях. До скорых встреч!
Дополнительная информация:
PS: Интересные факты о бутылочной почте
Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца. Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов. Если ответа не нашли, укажите что искали.
Дамы и господа! помогите подобрать эл.почту для зам.ген директора.
после @ фамилия, а вот как лучше написать «что-то» до @
не ординарное, интересное, чтоб работало на компанию.
Заранее благодарю!
Должен вас Светлана по видимому огорчить , но на компанию работают люди и имя бренда , а не имена их почтовых ящиков. К примеру Дитрих Мюнц вице президент "Сименс ГМбХ". Не Дитрих и не Мюнц тут главное слово, а Сименс!
Так же и с Мерседесом, Майкрософтом, Бритишь Петролеумом и иже с ними , а мыло как не озвучь у зам директора в компании имени Колька Ветров, ларечник он был , лотошником и будет!:))
Жигули@ фамильё. -) Вот можно фирму, я так понял это корпоративная почта, или сектор которым заведует этот зам, в корпоративной почте должны все подчинено правилу, должности, или функции, проще запомнить и найти
добавлю в тему: КАК РАЗ СЮДА)
– Дорогой, можно я перекрашусь в блондинку?
– Милая, но зачем усугублять-то?
-Девушка, вылезайте из машины! Вы не сдали экзамен.
-Подождите, я даже не тронулась!
– Вы и не тронетесь с заднего сиденья!
—————-
– Я хотела выйти замуж в 2010 году, чтобы легче было считать.
————-
Цена: 50 000 руб.
Я встречала , когда номер рабочего телефона – все циферки до @ и имя компании после @ .Мне показалось это удобно.
Всем, оставляющим комментарии: Обратите внимание на то, что Светлана находится в декретном отпуске! Не будьте жестокими!
Поскольку и если адрес пишется на латинице – и англоязычность в наше время, скорее, норма – я бы предложил одно из стандартных англоязычных выражений, обычно употребляемых в начале или в конце англоязычного message-а, вроде: sencerely-yours@ivanoff, bestregards@ivanoff, everyours@ivanoff,hi@ivanoff, – а может быть: bright@ivanoff, great@ivanoff, nice@ivanoff, bestoff@ivanoff, yourpartner@ivanoff, quite@ivanoff и т.п.
Прелесть, что за дурочка. То есть о том, что такое домены – она просто не знает.
Всем добрый день/вечер!
Светлана! Предложите замгендиректора посмотреть сайт
Там более 2500 новых слов. Пусть выбирает, что понравится. О цене договоримся! А договор о сделке подпишеи на этом сайте: